Skrócenie czasu obsługi zwrotów dla lokalnej marki odzieżowej

Wyzwanie

Klient zmagał się z dużą liczbą zwrotów po okresie wyprzedaży zimowych. Średni czas od momentu dostarczenia paczki do naszego punktu przy ul. Kamiennej do zwrotu gotówki wynosił aż 7 dni, co powodowało liczne zapytania od niezadowolonych kupujących.

Nasze dotychczasowe procedury nie radziły sobie z napływem 147 paczek tygodniowo. Zespół magazynowy tracił czas na ręczne wprowadzanie danych do systemu, co generowało błędy w co 8. przesyłce.

Podejście

W Findingavoice postawiliśmy na uproszczenie ścieżki przepływu paczek. Wyznaczyliśmy dedykowaną strefę do obsługi zwrotów i wprowadziliśmy skanowanie kodów kreskowych bezpośrednio przy stanowisku odbioru.

Do projektu oddelegowaliśmy 3 naszych pracowników, którzy przeszli dodatkowe szkolenie z nowego systemu obiegu dokumentów. Zrezygnowaliśmy z papierowych formularzy na rzecz szybkiej weryfikacji cyfrowej, co pozwoliło uniknąć zbędnych przestojów w pracy.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy prosty panel, w którym status przesyłki aktualizuje się automatycznie po jej zeskanowaniu. Dzięki temu dział księgowości klienta otrzymuje powiadomienie o przyjęciu zwrotu w czasie rzeczywistym.

Logistyka bez zbędnych pytań to nasze hasło, więc zadbaliśmy o to, aby każda paczka była sprawdzana pod kątem uszkodzeń w mniej niż 4 minuty. Dowiezione na czas zwroty stały się dla nas priorytetem w codziennej obsłudze tego klienta.

Rezultaty

Dzięki zmianom procesów udało się znacząco skrócić czas oczekiwania kupujących na zwrot środków, co przełożyło się na poprawę opinii o sklepie w serwisach aukcyjnych.

Harmonogram

1. Styczeń 2024
   Audyt przepływu paczek w magazynie
2. Luty 2024
   Wdrożenie nowego systemu skanowania kodów
3. Marzec 2024
   Optymalizacja procesu księgowania zwrotów